cara mengambil data dari file lain

Pada Excel kita dapat dengan mudah untuk mengambil data dari sheet maupun dari file lain yang tersimpan dalam bentuk Excel juga. Ini tentu sangan berguna sekali pada saat kita membutuhkan sejumlah data tertentu dari pengolahan data dari sheet ataupun file lainnya. Selain itu kita dapat mengelompokkan data dalam kriterian yang lebih sistematis dan memanggilnya sesuai kebutuhan pada file ata sheet yang baru.

Caranya untuk mengambil data dari sheet lain:
Misalnya sheet yang anda aktivkan saat ini adalah Sheet2, dan anda membutuhkan data dari Sheet1 pada range G3 maka yang perlu dilakukan adalah pilih range (D2) yang ingin ditampilkan datanya (pada Sheet2) lalu ketik =Sheet1!G3, maka data pada Sheet1 di range G3 akan sama dengan data di Sheet2 range D2
Dan jika anda ingin memindahkan sejumlah range dari Sheet1 ke Sheet2 anda tinggal melakukan cara diatas atau copy paste atau klik fill handlenya di D2 kemudian klik dan drag hingga range yang diinginkan (misalnya I2)
Data pada Sheet2 akan selalu terhubung dengan Sheet1, sehingga setiap perubahan yang terjadi pada Sheet1 maka secara otomatis akan berubah pada Sheet2
Caranya untuk mengambil data dari file lain:
Untuk mengambil data dari file lain sebenarnya hampir sama dengan penjelasan diatas (mengambil data dari sheet lain) yaitu letakkan kursor pada range yang diinginkan misal Z24, lalu ketik rumus =[data1.xlsx]Sheet1!S5. *)Selanjutnya tekan enter. penjelasanya [data1.xlsx] merupakan nama file, Sheet1 adalah nama Sheet yang kita ambil sedangkan S5 merupakan range datanya.
Jika anda kesulitan untuk menentukan nama file yang akan dambil jika namanya relatif panjang maka pertama yang perlu anda lakukan adalah aktivkan kedua file (file yang akan diambil datanya dan file tempat menempatkan data baru), pada file, sheet dan range tempat dimana data akan ditempatkan anda ketik =, selanjutnya pindah kursor dan aktivkan jendela file yang akan diabil datanya lalu tentukan klik sheetnya dan range tempat data berada, kemudian tekan Enter, maka data di data2.xlsx akan sama dengan data di file data1.xlsx sesuai sheet dan range yg diinginkan.
Data di file data2.xlsx ini juga terhubung langsung dengan file di data1.xlsx Jadi jika terjadi perubahan di data1.xlsx maka data di file data2.xlsx juga akan berubah
*) Ini nama file pada Excel 2007 (.xlsx) untuk Excel 2003 berakhiran (.xls)

Tips Microsoft Excel : Menggunakan Fungsi HLOOKUP dan Fungsi VLOOKUP

Fungsi Hlookup dan Fungsi Vlookup merupakan bagian dari Fungsi Lookup dan Referensi yaitu digunakan untuk pengolahan data dengan mencocokan data dengan data pada tabel lainnya sebagai referensi.

Logika sederhana tentang penggunaan fungsi Hlookup dan Vlookup pada Microsoft Excel adalah ketika Anda mencari nomor telepon seseorang di buku telepon, Anda pasti akan mencari namanya terlebih dahulu baru kemudian melihat nomor telephonenya. Dengan fungsi Hlookup dan Vlookup, Anda akan mendapatkan nilai yang diinginkan berdasarkan kriteria yang Anda berikan yang terlebih dahulu akan dicocokan pada tabel referensi yang ada.

Syarat penyusunan tabel yang digunakan sebagai referensi adalah pada baris atau kolom pertama harus berdasarkan urutan dari kecil ke besar yaitu jika pada baris atau kolom pertama berupa data angka atau nilai maka urutannya harus -1,0,1 dan jika berupa data teks urutannya harus A-Z.

Bentuk Penulisan Fungsi Hlookup dan Vlookup :

=HLOOKUP(lookup_value;table_array;row_index_num;range_lookup)
=VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup)

lookup_value = nilai atau teks sebagai dasar untuk pembacaan tabel
table_array = merupakan tabel referensi
row_index_num atau col_index_num = nomor indeks baris (row) atau kolom (col) pada tabel referensi yang berisi nilai yang kita inginkan berdasarkan hasil pencocokan
range_lookup = bernilai True atau False

Buka lembar kerja baru dan buatlah tabel seperti gambar berikut :

TABEL 1 merupakan tabel referensi yang disusun horisontal
TABEL 2 merupakan tabel referensi yang disusun vertikal
TABEL 3 dan TABEL 4 merupakan tabel yang mengandung nilai mengikuti tabel referensi

Penggunaan fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP terletak pada bentuk tabel referensi yang kita gunakan. Nah, jika kita menggunakan tabel referensi dengan bentuk horisontal seperti pada TABEL 1, maka fungsi yang kita gunakan adalah fungsi HLOOKUP dan jika kita menggunakan tabel referensi yang berebentuk vertikal seperti TABEL 2 maka fungsi yang digunakan adalah VLOOKUP.

TABEL 3 menggunakan TABEL 1 sebagai tabel referensi, dan TABEL 4 menggunakan TABEL 2 sebagai tabel referensi

Lihat TABEL 3 dan masukkan fungsi berikut pada cell berikut ini :
Cell D12 masukkan fungsi =HLOOKUP(C12;C3:G5;2)
Cell D13 masukkan fungsi =HLOOKUP(C13;C3:G5;2)
Cell E12 masukkan fungsi =HLOOKUP(C12;C3:G5;3)
Cell E13 masukkan fungsi =HLOOKUP(C13;C3:G5;3)

Artinya : Nilai Cell D12, D13, E12 dan E13 adalah nilai yang terletak pada tabel referensi yang terletak pada range C3:G5 di baris ke-2 atau baris ke-3, yang diambil berdasarkan nilai pada cell C12 atau C13.

Jika fungsi yang dimasukkan benar maka TABEL 3 akan terlihat seperti berikut :

Lihat TABEL 4 dan masukkan fungsi berikut pada cell berikut ini :
Cell D17 masukkan fungsi =VLOOKUP(C17;I4:K8;2)
Cell D18 masukkan fungsi =VLOOKUP(C18;I4:K8;2)
Cell E17 masukkan fungsi =VLOOKUP(C17;I4:K8;3)
Cell E18 masukkan fungsi =VLOOKUP(C18;I4:K8;3)

Artinya : Nilai Cell D17, D18, E17 dan E18 adalah nilai yang terletak pada tabel referensi yang terletak pada range I4:K8 di baris ke-2 atau baris ke-3, yang diambil berdasarkan nilai pada cell C17 atau C18.

Jika fungsi yang dimasukkan benar maka TABEL 4 akan terlihat seperti berikut :

Jika diperhatikan fungsi yang kita gunakan pada contoh diatas tidak mengikutsertakan range_lookup sesuai dengan bentuk umum penulisannya. range_lookup mempunyai nilai True dan False. Nah, pada contoh diatas kita tidak menggunakannya maka range_lookup akan secara otomatis bernilai True.

Nilai TRUE berarti akan mengambil nilai terdekat, dan nilai FALSE akan mengambil nilai yang persis sama. untuk bagaimana perbedaan penggunannya, Anda bisa mencobanya dengan menambahkan nilai TRUE dan FALSE pada fungsi diatas dan lihat perubahannya. Misalnya pada Cell D12 masukan fungsi =HLOOKUP(C12;C3:G5;2;TRUE) atau =HLOOKUP(C12;C3:G5;2;FALSE) dan lihat perbedaan nya.

Transfer Data Antar Sheet Excel

Mengambil data dari satu sheet pada Microsoft Excel adalah hal yang biasa, kali ini bagaimana mengambil data dari sheet yang lain pada file akun yang sama tanpa meggunakan copy paste. terlebih dahulu buat data contoh seperti di bawah ini dan simpan dengan nama keuangan.xlxs

Aktifkan Sheet 2 seperti diatas. Misalkan Di sel B1(selain di B1 jugaboleh) ketik rumus =sheet1!A1. seperti gambar di bawah ini, lalu tarik fill ke C1 kemudian klik dan drag lagi ke C4.

Hasilnya seperti gambar di bawah ini:

Sheet1 range A1:B4 ke data sheet2 yang kita copy saling terhubung.Anda melakukan perubahan data pada sheet1 akan mengubah data pada sheet2.

Mencari Data Tertentu Menggunakan Data List Validation

Dalam aplikasi Excel, mungkin Anda sudah tahu dan sering menggunakan fasilitas pencarian data yang biasa Anda akses dengan menekan kombinasi tombol Ctrl+F, namun hasil pencarian tersebut hanya sekedar memindahkan penunjuk cell pada cell yang mengandung data yang dicari tersebut. Nah berdasar dari itu, tulisan saya kali ini akan berbagi tentang pencarian data menggunakan Data Validation dan sedikit sentuhan Conditional Formatting yang mana hasil dari pencarian tersebut ditampilkan lebih “terlihat”. Cara membuatnya adalah sebagai berikut :

1. Sebagai contoh, saya menggunakan data seperti berikut :

2. Di bawah judul tabel tersebut, saya akan menambahkan Data Validation berbentuk dropdown list yang nantinya digunakan untuk pencarian data dari tabel dibawahnya. namun sebelumnya tambahkan tabel bantu untuk Data Validation yang berisi Nama Barang seperti berikut :

3. Pada cell A3 isikan dengan “Cari Barang”, lalu tempatkan penunjuk cell di cell B3. Pada tab Data kategori Data Tools pilih Data Validation sehingga muncul kotak dialog Data Validation.

4. Pada list box Allow di tab Setting bagian Validation Criteria, pilih List.

5. Pada kotak isian Source isikan alamat tabel bantu yang telah dibuat tadi, yaitu H3:H11, Anda dapat mengisikan alamat tersebut dengan klik ikon disebelah kanan kotak isian Source, lalu sorot isi tabelnya dan klik kembali ikonnya. Alamat yang tertulis yaitu $H$3:$H$11 artinya itu merupakan alamat Absolut. Jika sudah Klik OK, sehingga kini cell B3 berbentuk dropdown list.

6. Pada tab Home kategori Sytle pilih Conditional Formatting > Manage Rules, sehingga muncul kotak dialog Conditional Formatting Rules Manager.

7. Klik New Rule, sehingga muncul kotak dialog New Formatting Rule, dan isikan seperti gambar berikut :

8. Arti dari format di atas adalah jika isi cell B3 sama dengan isi cell B6 maka cell B6 akan diberi fill warna orange. Jika sudah klik OK.

9. Pada kotak dialog Conditional Formatting Rules Manager, kotak isian Applies to isikan alamat tabel dengan cara yang sama seperti sebelumnya, seperti gambar berikut :

10. Klik Apply dan OK.

Sekarang kita coba buktikan, pilih salah satu nama barang pada cell B3, maka yang terjadi adalah pada Record yang isi yang sama dengan cell B3 akan ditandai dengan warna orange, seperti gambar berikut :

 

Cara mengelompokkan data dengan filter di Ms Excel 2007

Memasukkan data setiap harinya kedalam tabel di Ms Excel, tentunya lambat laun data tersebut akan berjumlah sangat banyak. Akibatnya kita akan merasa kesulitan untuk memilah dan memilih serta mengelompokkan data berdasarkan kriteria tertentu. Seperti halnya mengelompokkan data berdasarkan alamat, mengelompokkan data berdasarkan jabatan, mengelompokkan data berdasarkan pendidikan atau lulusan dan sebagainya.

Anda bisa saja melakukan hal tersebut diatas secara manual, namun pastinya akan memakan waktu yang tidak sebentar dan energi yang tidak sedikit. Malah terkadang karena keterbatasan sebagai manusia, masih saja ada yang tertinggal tidak ikut dikelompokkan. Nah hasilnya bisa ditebak, …. Tidak maksimal.

Untuk mengatasi hal tersebut, Ms Excel terdapat fitur atau fasilitas untuk memfilter data yaitu fasilitas Filter. Dengan menggunakan fasilitas filter tersebut anda bisa saja dengan mudah mengelompokkan data berdasarkan kriteria tertentu dengan mudah dan hasilnya juga lebih akurat. Andapun bisa saja menambahkan data baru pada baris terakhir tanpa harus menampilkan data secara keseluruhan. Cara memfilter data di ms excel bisa anda ikuti langkah-langkahnya sebagai berikut :
1. blok kepala tabel atau judul kolom yang akan difilter. Pada gambar dibawah ini blok sel A2 sampai E2.

2. Pada ribbon home, group menu editing, klik Short & Filter kemudian pilih Filter. Atau tekan Ctrl+Shift+L

3. Maka pada tiap sel kepala tabel tersebut akan terlihat tanda dropdown. Klik pada salah satu sel drop down tersebut. Dalam hal ini sebagai contoh kita pilih kolom alamat, maka klik tombol drop down pada sel alamat.
4. Pada text filter klik select all untuk menghilangkan semua tanda centang yang ada, kemudian pilih salah satu kategori yang akan anda filter. Sebagai contoh kita pilih Madiun, kemudian klik OK.

5. Maka pada tabel yang nampak hanyalah data yang beralamatkan kota madiun saja, sedangkan data yang lain tidak muncul.

Untuk memunculkan semua data ulangi langkah nomor 4 kemudian beri tanda centang pada semua pilihan di text filter dan klik OK. Pada saat data difilter coba perhatikan tanda dropdown pada sel atau kolom yang difilter akan berbeda dengan kolom atau sel yang lain yang tidak difilter.

Tips Mengurutkan Data (Sortasi) pada Excel

1. Langkah yang pertama yaitu menselect seluruh data yang akan diurutkan.

2. Pilih menu Data lalu klik Sort, akan muncul wizart seperti di bawah.

 

3. Pilih kategori pada Sort by yang nantinya akan dijadikan acuan agar data lain pada baris yang sama tidak berubah, misalkan kita pilih Nama.

4. Tentukan jenis pengurutan dengan Ascending (A ke Z) atau Descending (Z ke A), misalkan kita pilih ascending. Setelah itu klik OK.
Hasilnya akan jadi seperti berikut:

Ascending

Descending

Kategori Nilai UAS sebagai acuan dengan sortasi Descending